Einführung eines DMS für einen digitalen Rechnungseingangsworkflow
Den Gruppenunternehmen in der Veranstaltungsbranche mit ca. 500 Mitarbeitern war die Papierlast und die Vielzahl manuellen Kreditorenbuchungen schon länger ein Dorn im Auge. Hinzugekommen ist der steigende Druck an standardisierte Prozesse inklusiver Transparenz der Rechnungsfreigabe.
Aus diesem Grund wurde in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung eine Ausschreibungsunterlage mit den Anforderungen an ein Dokumenten-Management-System (DMS) und den digitalen Rechnungseingang entworfen.
Anschließend wurden mehrere DMS-Anbieter kontaktiert und eine Vorauswahl von drei Anbietern durchgeführt. Folgende Ergebnisse wurden von der Einführung des DMS erwartet:
In einer gemeinsamen Entscheidungsfindung mit den verantwortlichen Personen aus der Buchhaltung wurde ein System ausgewählt – die Kosten wurden in der Entscheidungsfindung zwar grundsätzlich berücksichtigt, der Fokus lag allerdings auf der Funktionalität der Software.
Die Einführung der Hauptfunktionen der Software fand von Juli bis November 2022 statt – durch nachgelagerte Anpassungen und Optimierungen hat sich die Einführung bis Oktober 2023 gezogen. Im September 2023 wurden die Kostenstellenverantwortlichen aus dem Unternehmen für die digitale Rechnungsfreigabe freigeschaltet.
Trotz der langen Projektphase war das Projekt für die Unternehmensgruppe ein Erfolg – der Aufwand konnte in der Kreditorenbuchhaltung spürbar reduziert werden. Auch die Suche nach fehlenden Rechnungen gestaltet sich um ein Vielfaches einfacher als zuvor.
Implementierung und Roll-Out eines digitalen Reisekostentools
Die Coronapandemie hat den gruppeninternen Unternehmen gezeigt, wie wichtig die Digitalisierung der Geschäftsprozesse ist, um zum einen die Prozesse zu standardisieren sowie zu automatisieren als auch unabhängiger von einzelnen Mitarbeitern und Standorten zu sein.
Zusammen mit der Buchhaltung wurden die Anforderungen an ein digitales Reisekostentool gesammelt und in einer Ausschreibungsunterlage ausformuliert. Nach Abschluss der Ausschreibungsunterlage wurden verschiedene Anbieter für Reisekostentools kontaktiert und interviewt. Im Anschluss an die Gespräche bekamen die Anbieter nach unterzeichnetem NDA die ausformulierten Ausschreibungsunterlagen zugeschickt.
Mit insgesamt drei Anbietern wurden intensive Workshops durchgeführt und die Funktionen auf den Prüfstand gestellt. Die Hauptkriterien waren:
Im Ergebnis wurde der Anbieter mit der besten OCR-Software ausgewählt, der im Durchschnitt 80% der Belege automatisiert erkannt. Gemeinsam mit dem Dienstleister wurden die einzelnen Geschäftsvorfälle, zur Entwicklung der CSV-Datei für die FiBu, aufbereitet und in eine Excel-Datei gearbeitet.
Innerhalb von einem Monat wurde das Projekt umgesetzt und getestet. Die Umstellung auf den neuen digitalen Prozess ist innerhalb eines Monats für alle 400 Mitarbeiter erfolgt. Der Aufwand der Mitarbeiter in der Buchhaltung hat sich schlagartig auf die Hälfte reduziert und es wird auch weiterhin mit einer Zeiteinsparung gerechnet, sobald die Mitarbeiter sich an den Prozess und die Richtlinien gewöhnt haben.
Abschließend kann festgehalten werden, dass das Projekt ein absoluter Erfolg gewesen ist, der nicht nur den Aufwand in der Buchhaltung signifikant reduziert hat, sondern die Umstellung auch von den Mitarbeitern sehr gut und willkommen angenommen wurde.
Implementierung von Cloud-Computing zur Skalierbarkeit des Finanzbereichs
Der Mandant ist ein mittelständisches Unternehmen in der Veranstaltungsbranche und ist in den letzten drei Jahren zu einer mittelständischen Unternehmensgruppe von 15 Gesellschaften geworden. Teilweise wurden neue Gesellschaften gegründet; teilweise wurden diese jedoch inklusive deren bestehenden Softwarelandschaft erworben.
Zusammen mit der IT und der Buchhaltung wurde die IST-Umgebung analysiert und die Anforderungen an eine neue, zentrale Cloud-Umgebung aufgenommen. Auf Basis der Anforderungen wurden Gespräche mit bisherigen als auch neuen Dienstleistern geführt.
Mit zwei Anbietern wurden die Gespräche intensiviert. Der Fokus für eine neue Cloud-Umgebung lag in folgenden Punkten:
Im Ergebnis wurde einer der bisherigen Anbieter ausgewählt, der insbesondere mit dem Zugang zu einem direkten Supportteam überzeugen konnte. Das Projekt wurde innerhalb von drei Monaten erfolgreich umgesetzt und erfüllt seitdem seine Anforderungen.
Durch den Umzug in eine Cloud-Umgebung und der Software- und Datenkonsolidierung konnten insbesondere die Prozesse im Controlling und der Buchhaltung beschleunigt werden. Weiterhin ermöglicht die zentrale IT-Landschaft der Buchhaltung, dass kurzfristig Unterstützung durch weitere Buchhaltungen möglich sind.
Einführung einer Controllingsoftware zur automatisierten Erstellung von Reports & konsolidierten Abschlüssen
Der rasante Zuwachs von 14 Gesellschaften innerhalb von 3 Jahren und damit verbundenen dem gestiegenen Anspruch den gesetzlichen Anforderungen in Form von konsolidierten Konzernabschlüssen gerecht zu werden führte dazu, dass der Mandant eine Controllingsoftware zur Erstellung von automatisierten Reports und Jahresabschlüssen suchte.
Nach einer gemeinsamen Festlegung einer Longlist und der Analyse der ausgesuchten Systeme folgten die nachfolgenden Gespräche und Workshops zu einer schnellen Entscheidung seitens der Geschäftsführung für ein Controllingsoftware aus Deutschland.
MitAusschlaggebend für die Entscheidung waren insbesondere folgende Faktoren:
Die Einführung der Reportingsoftware konnte innerhalb weniger Wochen durchgeführt werden, sodass der bisherige manuelle Aufwand zur Erstellung des monatlichen Reportings für die Geschäftsführung nachweisbar von ca. 32 Arbeitsstunden auf 4 Arbeitsstunden reduziert werden.
Weiterhin konnte die Fehleranfälligkeit signifikant reduziert werden, das Zahlenwerk deutlich besser analysiert und nach Buchungsschluss erheblich früher an die Geschäftsführung übersendet werden.
Neben dem Reporting konnte durch die Softwareeinführung auch ein optimales Fundament für die Erstellung des Konzernabschlusses gelegt werden, sodass der Konzernabschluss innerhalb von 3 Monaten nach dem Jahresabschlussstichtag abgeschlossen werden konnte.